Automatisk utveksling av data mellom KK2 og Xledger- Enkelt og effektivt.

KK2 integrasjonsløsning forbedrer kommunikasjonen mellom KK2 og Xledger. Løsningen deler data mellom systemene gjennom webservice. Alle funksjonene ligger i Xledger eller i KK2.

Med Integrasjonsmodulen i KK2 kan du

1.) Henter fakturaer som er klar for inkasso
3.) Henter betalinger gjort direkte til Xledger på saker overført til KK2
4.) Leser OCR-filer og leverer bilag til Xledger

 

For å overføre saker fra Xledger til KK2 må fordringene settes klar til inkassobyrå i Xledger, sakene vil være tilgjengelig for henting dagen etter. I KK2 har man mulighet til å velge om sakene skal hentes automatisk hver morgen eller om man vil hente de ved å velge menyvalget import av nye saker i KK2.

  • Ønsker man automatisk import settes det i forhåndsvalg i KK2 hvilken saksbehandler som tilordnes saker for de ulike produktgruppene.
  • Ønsker man å selv hente saker er det saksbehandler som er innlogget som tilordnes sakene som overføres.

Logg inn i Xledger -> Innkreving -> Overfør inkasso

Her kan du velge utvalgskriterier og finn for å få opp fakturer som er klar til å overføres til KK2.

 

Når du får opp listen velger du hvilke saker du skal skal overføre til KK2 ved å huke av og velge overfør til inkasso.  Når sakene har status overfør til inkasso er de klar til å hentes over til KK2 ( det gjøres en kjøring i Xledger hver natt som klargjør sakene så de vil ikke være klar før dagen etter)

Etter de er hentet over får de endret status til overført inkassobyrå.

 

Lesing av OCRfilen skjer fra menyvalg inne i KK2.

Du henter OCRfilen i banken og legger på lokalt område på maskinen din.

Logg inn i KK2 og gå til menyvalget – Import av OCR
Velg Fil og let frem OCRfilen du har lastet ned til eget område og åpne.

KK2 leser nå inn betalingen og du får en kvittering på hvilke saker som er lest inn.

Betalingen har nå lagt seg på sakene i KK2 og oppdatert saldo. Saker under behandlingsterskel er avsluttet.

Neste steg er å Generer Bokføringsforslag
Når du har lest inn OCRfilen går du til menyvalget Bokføringsforslag.

Her får du opp bokføringsforsalget KK2 har generert basert på din OCRinnlesning. I forslaget nedenfor ser du hvordan KK2 bokfører innbetalingen. Systemet har en logisk oppdekning og forslaget stemmer som regel. Hvis du vil flytte en betaling eller du har en betaling som ikke skal med kan du gå inn på saken å endre og trykke på menyvalget Bokføringsforslag på nytt, da er det oppdatert med endringene dine.

Har du ingen endringer trykker du Bokfør forslag i Xledger. Bilaget sendes nå til Xledger og bokføres om det ikke er feil i filen.

 

 

 

Hvordan endrer jeg bokføringsforslaget?

Flytte betalinger mellom 2 saker 

  1. Gå inn på saken du skal fjerne betalingen fra og slett (Ta vare på betalingsdetaljene)
  2. Gå inn på saken du skal legge betalingen på.
    1. Gå til avdragsfanen og legg inn betalingen. Lagre

Du kan nå gå tilbake til forsiden i KK2 og trykke på bokføringsforslag. Endringen skal nå vises og betalingen bokføres mot ny sak/fordring.

Hvordan legge inn innbetalinger

Registrering av manuelle innbetalinger

Noen ganger betaler skyldner uten kid og dere får en liste fra banken over manuelle betalinger som ikke kan leses via OCR.

  1. Gå inn på saken betalingen gjelder
  2. Lag ny innbetaling og legg inn beløp + dato.  Lagre

Innbetalingen legger seg på bokføringsforslaget og kan importeres/sendes Xledger

Hvis man vil flytte betalinger i KK2 som allerede er bokført i regnskapet, hva da?

  1. Gå inn på saken du skal fjerne betalingen fra og slett (Ta vare på betalingsdetaljene)
  2. Gå inn på saken du skal legge betalingen på.
    1. Legg inn betalingen, huk av for skal ikke bokføres. Lagre

Da vil ikke betalingen komme opp på bokføringsforslaget, endringen er kun gjort i KK2

Oppdatere KK2 med betalinger fra Xledger

For å hente betalinger gjort til kommunens ordinære konto.

  • Hvis du har valgt at KK2 henter saker og betalinger automatisk vil nye betalinger hentes fra Xledger og inn i KK2 hver morgen kl. 08.00. Har der kommet nye betalinger får du en e-post med informasjon om hvilke nye betalinger som er registrer i KK2.
  • Hvis du ønsker å manuelt hente, Klikk på menyvalget Betalinger fra Xledger er det nye betalinger som blir registrert i KK2 vises en oversikt over hvilke betalinger det gjelder.

KK2 henter over alle nye betalinger på eksisterende saker i systemet. Du får en kvitteringsliste over hvilke innbetalinger som ble registrert.

Feilmelding: Finner ikke reskontrotype for ((Saker)Avdeling) Se sak xxxxx 

Feilmeldingen sier at det ikke ligger inne reskontrotype på avdeling i saken. Gå til saken KK2 henviser til og på genereltfanen, hvis det ikke ligger Avdeling der eller en ikke eksisterende avdeling, legg til riktig og lagre (i eksemplet nedenfor ligger det inne K010). Forsøk å sende bokføringsforslaget til Visma på nytt.